Recuperaciones de clases en pilates: cómo automatizarlas sin perseguir a nadie

En un estudio de pilates, las cancelaciones no son la excepción: son parte del horario. Alguien se pone malo, a otro le cambia el turno, a otra persona se le complica la recogida del colegio. Lo que decide si eso te cuesta dinero y tiempo no es cuántas cancelaciones tienes, sino qué pasa con cada una: si la clase vuelve al cliente, cuándo, con qué reglas y quién hace el trabajo.

Lo escribimos desde dentro. Antes de construir Mooovai fuimos usuarios de TIMP durante años, y la parte de la gestión que más tiempo se comía no eran las reservas: eran las recuperaciones. Esta guía explica qué política funciona en un estudio boutique, te deja una plantilla para tus normas y cuenta cómo hacerlo automático para que recepción no tenga que intervenir en ninguna.

Qué es una recuperación de clase (y qué no es)

Una recuperación es una clase que el cliente no pudo hacer y que el estudio le guarda para otro día. Se gana al cancelar dentro del plazo que marca tu política y se pierde si no se usa antes de su fecha de caducidad. Es un crédito: no es dinero, no se devuelve y no se transfiere a otra persona.

Hay dos cosas que se parecen y no son lo mismo:

• Cambiar de clase. El cliente mueve su reserva a otra sesión con plaza antes de que empiece. No hay cancelación ni crédito: la plaza viaja con él.
• Cancelación tardía. Avisa cuando ya no hay tiempo de ocupar la plaza. La clase se da por consumida y no genera recuperación, salvo que el estudio decida lo contrario.

Tener las tres situaciones separadas —cambio, recuperación y cancelación tardía— es lo que permite que una máquina decida sin que nadie discuta.

Lo que cuestan las recuperaciones gestionadas a mano

Cuando las recuperaciones dependen de una persona, el coste no aparece en ninguna factura, pero se paga todas las semanas:

Nada de esto es un problema de actitud del equipo. Es un problema de sistema: si la regla no está escrita en el software, alguien tiene que aplicarla a mano, una y otra vez.

Las 4 reglas de una buena política de recuperaciones

Una buena política cabe en cuatro números. Estos son los valores con los que arranca Mooovai, y un buen punto de partida para cualquier estudio de reformer:

1. Antelación mínima: 12 horas. Suficiente para que otra persona de la lista de espera aproveche la cama. Si tu horario es de mañana temprano, valora 24 horas para las clases antes de las 9:00.
2. Caducidad: 30 días. Da margen real para encajar la clase y evita que los créditos se acumulen durante meses.
3. Tope: 2 recuperaciones al mes. Se limita lo que se genera, no lo que se usa: nadie pierde una clase que ya había ganado.
4. Si cancela el estudio, recupera siempre. Sin mirar la antelación: el imprevisto es tuyo, no del cliente.

Hay una quinta regla que no es un número: la aplica el sistema. En cuanto la recepción puede saltársela «esta vez», deja de ser una política.

Plantilla de política para tus normas del estudio

Copia este texto en tus normas, en tu web y en la confirmación de reserva. Cambia los números por los tuyos:

Cancelaciones y recuperaciones. Puedes cancelar tu clase desde la app hasta 12 horas antes de que empiece. Si lo haces en plazo, recibirás una clase de recuperación que podrás reservar tú mismo desde la app en cualquier clase con plaza durante los 30 días siguientes (máximo 2 recuperaciones al mes). Las cancelaciones con menos de 12 horas de aviso y las ausencias sin avisar cuentan como clase realizada. Si somos nosotros quienes cancelamos una clase, siempre tendrás tu recuperación.

Fíjate en lo que no dice: no hay que escribir a nadie, no hay que pedir permiso y no hay excepciones de palabra. Todo lo que el cliente necesita saber está en tres frases.

Cómo funcionan las recuperaciones automáticas, paso a paso

Así lo resuelve Mooovai, y es lo que conviene exigir a cualquier software de gestión. Ninguno de estos pasos necesita a una persona:

• El cliente cancela desde su app. No escribe al estudio ni llama a recepción.
• El servidor aplica tu política. Comprueba la antelación con la hora de tu estudio —un estudio de Canarias usa la suya, no la de Madrid—, cuántas recuperaciones lleva ese cliente este mes y si las recuperaciones están activadas. La decisión no la toma el navegador del cliente, así que no se puede forzar.
• Si cumple, se crea la recuperación al momento. Con su fecha de caducidad calculada en días de tu estudio.
• El cliente recibe un email con la clase cancelada y el día en que caduca su recuperación. Si no cumple, la cancelación queda registrada con el motivo («cancelaste con menos de 12 h de aviso»), sin que nadie tenga que explicarlo.
• La recuperación aparece en su app, en Mis clases → Recuperaciones, con lo que le queda para usarla.
• La reserva él solo. Al reservar una clase con plaza, la recuperación aparece como forma de pagar la plaza, junto al bono. Se marca como usada en el mismo momento en que se confirma la reserva: si la reserva fallara, no la pierde.
• Una semana antes de caducar, recibe un aviso. Y si no la usa, caduca sola: nadie tiene que revisar listas.

El caso que en la gestión manual genera más trabajo también se resuelve solo: cuando el estudio cancela una clase desde el panel, todas las reservas se cancelan, cada persona recibe su recuperación sin mirar la antelación y la lista de espera de esa sesión se cierra para no dejar a nadie esperando una plaza que no existe.

Desde el panel ves todas las recuperaciones agrupadas por cliente —disponibles, usadas y caducadas—, puedes filtrarlas y exportarlas. Las reglas se cambian en un solo sitio, en Ajustes de recuperaciones, y a partir de ese momento se aplican a todas las cancelaciones nuevas. Lo tienes en detalle en clases, asistencia y recuperaciones.

Saldo del bono o crédito de recuperación: la diferencia que te ahorra trabajo

Muchos programas de gestión tratan una cancelación como saldo que vuelve al bono o a la cuota. Es un modelo coherente para un centro deportivo, pero en un estudio boutique genera trabajo en los bordes: la clase devuelta vive y muere con el bono, y cada excepción es una operación manual.

TIMP, por ejemplo, funciona así según su propio centro de ayuda. Las reservas consumen el saldo de la cuota o del bono; una cancelación fuera de plazo queda como «pendiente de canje»; para devolverle la sesión al cliente, el estudio usa «Devolver saldo» o «Regalar sesión», y la propia ayuda advierte de que, si la reserva sigue pendiente de canje, el programa vuelve a canjearla con el saldo devuelto. Para dar más margen a recuperar sesiones canceladas dentro de la vigencia de la cuota existen los «días extra de caducidad»[1][2][3]. Funciona, pero pide que alguien en recepción conozca esos estados y los aplique bien cada vez.

Una recuperación como crédito propio cambia el reparto de trabajo: tiene su fecha, sus reglas y su pantalla en la app, no depende de la caducidad del bono y no hay que tocar nada para que el cliente la use.

Si hoy trabajas con TIMP y quieres comparar el resto del producto, tienes Mooovai vs TIMP con precios y fuentes, y la guía para migrar de TIMP sin cortar el servicio.

Cómo configurar tus recuperaciones en 5 pasos

Si partes de cero o vienes de gestionarlas a mano, este es el orden que evita sustos:

1. Decide la antelación mínima para cancelar. Doce horas es un buen punto de partida en reformer: deja tiempo para que la plaza la aproveche otra persona de la lista de espera.
2. Fija cuántos días dura cada recuperación. Treinta días dan margen para encajar la clase sin que los créditos se acumulen durante meses.
3. Pon un tope de recuperaciones al mes. Dos al mes protegen tus plazas de quien cancela por costumbre sin castigar a quien tiene un imprevisto.
4. Publica la política en tu web, tu app y tus normas. La regla que el cliente acepta al reservar es la que luego nadie discute en recepción.
5. Activa las recuperaciones y prueba una cancelación real. Cancela una reserva de prueba desde la app con y sin antelación, y comprueba el crédito, el email y la fecha de caducidad.

En Mooovai los tres primeros pasos son tres campos en Ajustes de recuperaciones, y el panel te enseña en una frase cómo se lee tu política antes de guardarla.

Los 5 errores más comunes con las recuperaciones

Fuentes

1. TIMP — Centro de ayuda: «Saldo de una cuota» (Devolver saldo y Regalar sesión).
2. TIMP — Centro de ayuda: «Tarifas y Cuotas» (días extra de caducidad).
3. TIMP — Centro de ayuda: «Información de la reserva» (estados de la reserva).

Consultadas en septiembre de 2026. Si algo de lo que contamos de otro software ha cambiado, escríbenos y lo corregimos.